Lorsqu'une relation externe devient réciproque et concrète (réponse, intérêt explicite, discussion, proposition de rendez-vous), procéder dans le même chantier, sans automatisation de balayage autonome, à : (1) vérifier par identité et email un contact déjà présent dans Monday CRM → Répertoire et dans les sources canoniques ; (2) créer/enrichir une seule fiche personne dans Répertoire, avec adresse professionnelle vérifiée, fonction, institution, téléphone professionnel uniquement s'il figure dans les échanges, source et date de vérification ; (3) rechercher/créer au plus un Compte CRM pour l'organisation si absent ; (4) créer ou actualiser la démarche précise dans CRM → Démarches & relations (état réel, dernier échange, prochain geste, échéance, preuve et lien dossier) ; (5) si besoin pointer les registres Airtable/Mycélium institutionnels, sans base concurrente ; (6) laisser Colibri réservé aux bénévoles/stages/personnes relevant de la mission, et ne pas y importer les correspondants professionnels ; (7) ne jamais transformer l'intérêt en « partenaire confirmé », ni envoyer de message automatiquement.
Exemple contrôlé : Stéphanie Carré — CEIPI, contact CRM 3278616511, compte 3278594919, démarche 3278580744, dossier unique CEIPI dans Drive. Google Contacts détecte pour l'heure une entrée de correspondance « otherContacts » ; l'outil connecté est en lecture seule et n'a pas créé de contact Google enregistrable.
Protection et confidentialité : limiter aux coordonnées professionnelles nécessaires et utiliser les autorisations de partage les plus restreintes ; ne pas copier les contrats individuels, dossiers de santé ni autres données personnelles confidentielles dans Monday.
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Maison technique relationnelle. Elle correspond au dossier Drive 09 - Systèmes, CRM & interfaces de données.
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09 - Systèmes, CRM & interfaces de données
Mycélium reste l’autorité des organisations ; Monday CRM/Répertoire porte les contacts et actions opérationnelles lorsqu’applicable ; Airtable porte les faits relationnels structurés. Les anciens CRM conservés ici sont des sources de migration et preuves historiques, jamais des canons concurrents.