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Gouverner l’Association Frequencies sans confondre rôles, projets et personnes

Cette page présente le cadre de gouvernance interne de l’unique personne morale Association Frequencies. Elle aide les membres, responsables de fonctions, institutions et financeurs à comprendre où se prennent les décisions, qui peut engager l’association et comment retrouver les preuves.

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Principes de gouvernance

  1. Une seule personne morale : Association Frequencies.
  2. Des branches opérationnelles internes : Frequencies Production et Frequencies Connect.
  3. Des fonctions et mandats explicites : un rĂ´le de projet ne vaut pas automatiquement pouvoir de signature.
  4. Une décision importante doit être retrouvable : contexte, auteur fonctionnel, date, preuve et conséquence.
  5. Monday porte l’action ; Notion porte l’explication ; Drive porte la preuve primaire.
  6. Les personnes et consentements restent dans Colibri.
  7. Les relations partenariales restent dans Mycélium.

Niveaux de décision

Niveau Décisions concernées Autorité ou validation Trace attendue
Statutaire Statuts, dirigeants, assemblées, décisions prévues par les textes Instance compétente selon les statuts Convocation, émargement, PV, déclaration si nécessaire
Engageant la personne morale Contrats, conventions, compte bancaire, assurances, obligations Présidence ou personne formellement mandatée Document signé, décision et preuve de mandat
Stratégique Priorités, lancement ou arrêt de programmes, budgets majeurs, positionnement Gouvernance et fonctions concernées Décision expliquée dans Notion et actions dans Monday
Projet Périmètre, livrables, calendrier, arbitrages métier Responsable fonctionnel selon son mandat Fiche projet, décision et mise à jour du PMO
Opérationnel Organisation quotidienne et exécution Responsable de mission ou contributeur autorisé Action, livrable et retour de recette

Instances et temps de gouvernance

Assemblée générale

Traite les sujets prévus par les statuts, approuve les documents correspondants et laisse un procès-verbal qui fait foi.

Bureau ou fonctions dirigeantes

Assurent la continuité de la personne morale, préparent les décisions, suivent les obligations et exercent les pouvoirs définis par les statuts et mandats.

Revues stratégiques

Arbitrent les priorités, dépendances, risques et trajectoires de l’association. Les décisions durables sont documentées ; les actions sont suivies dans Monday.

Revues de projet

Vérifient l’état, les risques, les besoins et les prochaines étapes sans recréer une gouvernance parallèle.